Hvordan administrere man lettest mødelokaler på arbejdspladsen?

Kristoffer Mohr

Skrevet d. 25/02/2022 af Kristoffer Mohr

Hvordan administrere man lettest mødelokaler på arbejdspladsen?

Indlægget indeholder sponsoreret indhold

Det er vigtigt, at det er nemt for dine ansatte at booke et mødelokale på arbejdspladsen. Det er især gældende, hvis I er mange, der skal deles om et relativt lille antal mødelokaler.

Der er flere måder at gribe dette an på. Der er derfor ikke én måde, der er den rette for alle. Det vigtigste er blot, at der er fokus på, at det er nemt.

Ved at sikre, at det er nemt, er man nemlig sikker på, at alle får brugt det system, der vælges. Dermed undgår man, at der pludselig står to grupper personer, der begge tror, at de kan bruge det samme mødelokale.

Skal være nemt at booke

Rigtig mange forsøger sig med en lavpraktisk løsning. Ofte vil der være tale om en kalender, som folk kan skrive sig ind på. Desværre har mange en tendens til ikke at få det gjort.

I andre tilfælde får de ansatte ikke undersøgt, om et mødelokale egentlig er booket, inden de aftaler et møde. Det er naturligvis et problem, man skal forsøge at undgå.

Af denne grund er det vigtigt at sikre, at der er tale om et nemt system. Samtidig skal det være et system, der er let tilgængeligt. Det vil sige, at dine ansatte ikke skal bruge for meget energi på at tjekke systemet.

Fordel at det er integrerbart med Office-pakken

En rigtig god idé er at finde et system til mødelokale booking, der kan integreres med Office-pakken. Det vil nemlig medføre, at det er muligt at se samtlige bookinger af mødelokalerne i Outlook.

Heldigvis findes der flere af sådanne systemer, hvorfor det bestemt ikke er umuligt at finde. Dog er sådanne systemer sjældent gratis, men de er pengene værd.

Det kan også være, at du skal bruge et system til et kontorfællesskab, du driver. Her er det endnu vigtigere, at det er system, der er let at bruge for alle.

Lad være med at gå på kompromis

Når du skal vælge et system, der kan bruges til booking af mødelokaler, er det vigtigt, at du ikke går på kompromis.

Derimod skal du sikre, at du vælger et godt og brugervenligt system, som er let at tilgå. Netop derfor er det en god idé at vælge et system, der kan integreres med Office-pakken, da de fleste benytter dette.

Under alle omstændigheder skal systemet giver et godt overblik over alle mødelokaler, hvornår de er booket, samt gøre det at booke et lokale.